Skip to content
synapsa.app — Dokumentacja

Prywatność, RODO i prawa pacjenta

Praca specjalisty zdrowia psychicznego oznacza przetwarzanie danych szczególnej kategorii w rozumieniu RODO (art. 9 ust. 1 — dane dotyczące zdrowia). MIND został zaprojektowany tak, by wspierać Cię w pełnej zgodności z prawem, ale część obowiązków pozostaje po Twojej stronie — jako administratora danych Twoich pacjentów.

Ten dokument jest przewodnikiem operacyjnym. Pełne i wiążące prawnie informacje znajdziesz w Polityce prywatności i Regulaminie.

Kto jest administratorem czego — najważniejsza zasada

Section titled “Kto jest administratorem czego — najważniejsza zasada”

Współpraca między Tobą a Aetion Labs (operatorem MIND) opiera się na podziale ról:

Kategoria danychAdministrator (decyduje)Procesor (przetwarza)
Dane Twojego konta (rejestracja, billing, ustawienia)Aetion Labs Sp. z o.o.—
Dane Twoich pacjentów (transkrypcje, notatki, dokumenty)TY — SpecjalistaAetion Labs (na Twoje zlecenie)

Co to oznacza w praktyce:

  • Aetion Labs nie ma prawa wykorzystywać danych Twoich pacjentów do żadnych celów innych niż świadczenie usługi
  • Ty decydujesz o podstawie prawnej przetwarzania (art. 9 ust. 2 lit. h — opieka zdrowotna lub lit. a — wyraźna zgoda pacjenta)
  • Ty odpowiadasz za uzyskanie zgody pacjenta na nagrywanie sesji
  • Ty obsługujesz żądania pacjenta dotyczące jego danych (dostęp, sprostowanie, usunięcie itd.)

DPA — umowa powierzenia przetwarzania

Section titled “DPA — umowa powierzenia przetwarzania”

Z chwilą akceptacji Regulaminu między Tobą a Aetion Labs zawarta zostaje umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) w trybie art. 28 RODO. Jej treść jest integralną częścią Regulaminu.

Najważniejsze zobowiązania Aetion Labs jako Procesora:

  • Przetwarzanie danych wyłącznie na Twoje udokumentowane polecenie
  • Wszystkie osoby z dostępem są zobowiązane do zachowania poufności
  • Wdrożone środki techniczne i organizacyjne (TLS 1.2+, AES-256, izolacja per konto, regularne audyty)
  • Korzystanie z subprocesorów wyłącznie po zawarciu z nimi umów na poziomie ochrony równoważnym
  • Powiadomienie Cię o naruszeniu w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia
  • Po zakończeniu współpracy — usunięcie lub zwrot Twoich danych pacjentów

Pełna lista subprocesorów (silniki AI, transkrypcji, hosting, płatności, e-mail) znajduje się w Polityce prywatności.

Twoje obowiązki jako Administratora

Section titled “Twoje obowiązki jako Administratora”

Przed pierwszą sesją z pacjentem

Section titled “Przed pierwszą sesją z pacjentem”

1. Klauzula informacyjna RODO

Pacjent musi otrzymać informację o:

  • kim jesteś jako administrator (Twoje dane: imię i nazwisko, adres gabinetu, email kontaktowy)
  • celu przetwarzania (świadczenie usługi terapeutycznej, prowadzenie dokumentacji)
  • podstawie prawnej (art. 9 ust. 2 lit. h lub a RODO)
  • czasie przechowywania (zwykle: 20 lat od ostatniej wizyty — wymóg ustawowy dla psychologów/lekarzy)
  • prawach pacjenta (art. 15-22 RODO)
  • fakcie, że MIND (Aetion Labs) jest podmiotem przetwarzającym

2. Zgoda na nagrywanie

MIND nie nagrywa sesji bez Twojego ręcznego rozpoczęcia (przycisk Start). Jednak każde nagrywanie wymaga wyraźnej, świadomej i dobrowolnej zgody pacjenta. Zgoda powinna obejmować:

  • Sam fakt nagrywania (audio)
  • Cel nagrywania (transkrypcja → notatki kliniczne wspomagane AI)
  • Informację, że plik audio jest trwale usuwany po wygenerowaniu transkrypcji
  • Informację, że transkrypcja pozostaje w Twojej dokumentacji
  • Możliwość wycofania zgody w dowolnym momencie

3. Wybór trybu pracy

MIND zapisuje tylko identyfikator pacjenta nadawany przez Ciebie (np. inicjały, pseudonim). Pełne dane osobowe pacjenta (imię, nazwisko, PESEL, telefon) — w polach dedykowanych w profilu pacjenta. Nie wpisuj danych osobowych w polach takich jak tytuły sesji, notatki ogólne, opisy gabinetu — te pola są przeznaczone do informacji opisowych, a nie identyfikacyjnych.

Realizacja praw pacjenta

Section titled “Realizacja praw pacjenta”

Pacjent ma prawo zwrócić się do Ciebie z każdym z poniższych żądań (RODO art. 15–22):

PrawoCo znaczyJak zrealizować w MIND
Dostęp (art. 15)Pacjent prosi o kopię swoich danychEksport historii sesji + notatek z profilu pacjenta (w przyszłości — jeden klik; aktualnie kontakt z kontakt@synapsa.app)
Sprostowanie (art. 16)Korekta nieprawidłowych danychEdytuj profil pacjenta i odpowiednie notatki
Usunięcie (art. 17)„Prawo do bycia zapomnianym”Patrz: ograniczenia poniżej
Ograniczenie (art. 18)Wstrzymanie przetwarzaniaOznacz pacjenta jako archiwalnego (status „archive”)
Przenoszenie (art. 20)Przekazanie danych w formacie maszynowymEksport CSV / PDF z profilu pacjenta
Sprzeciw (art. 21)Pacjent nie zgadza się dalejZaprzestań przetwarzania w celach, na które wyraził sprzeciw

Naruszenie ochrony danych (data breach)

Section titled “Naruszenie ochrony danych (data breach)”

Jeśli dowiesz się o incydencie zagrażającym danym pacjentów (np. zgubiony laptop z zalogowanym MIND, podejrzane logowanie, atak phishingowy):

  1. Natychmiast zgłoś sprawę na security@synapsa.app — Aetion Labs pomoże Ci ocenić skalę
  2. Zmień hasło i wymuś wylogowanie wszystkich sesji w Ustawienia → Profil → Bezpieczeństwo
  3. W ciągu 72 godzin od stwierdzenia incydentu — zgłoś naruszenie do Prezesa UODO (art. 33 RODO), jeżeli zachodzi prawdopodobieństwo naruszenia praw lub wolności osób
  4. Jeżeli ryzyko jest wysokie — poinformuj pacjentów, których dane mogły zostać naruszone (art. 34 RODO)

Bezpieczeństwo techniczne — co robi MIND

Section titled “Bezpieczeństwo techniczne — co robi MIND”

Bez wchodzenia w szczegóły implementacji:

  • Szyfrowanie w tranzycie: TLS 1.2+ dla wszystkich połączeń klient ↔ serwer
  • Szyfrowanie w spoczynku: AES-256 dla wszystkich plików i danych w bazie
  • Region przetwarzania: wyłącznie UE (Warszawa) dla danych pacjentów; niektóre opcjonalne usługi pomocnicze (m.in. niektóre silniki transkrypcji i analiz AI) wymagają transferu poza EOG — zawsze z zastosowaniem Standardowych Klauzul Umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (pełna lista subprocesorów w Polityce prywatności)
  • Brak treningu publicznych modeli AI: dane Twoich pacjentów nie są wykorzystywane do trenowania modeli językowych — to gwarancja umowna zawarta z każdym z naszych dostawców silników AI i transkrypcji (pełna lista subprocesorów w Polityce prywatności)
  • Zasada najmniejszych uprawnień: każdy specjalista widzi tylko swoje dane; nawet pracownicy Aetion Labs nie mają standardowego dostępu do treści Twoich notatek
  • Plik audio sesji: trwale usuwany po wygenerowaniu transkrypcji (w ciągu 24h); pozostaje wyłącznie zaszyfrowany zapis tekstowy

Zarządzanie zgodami cookies

Section titled “Zarządzanie zgodami cookies”

Strona logowania i landing MIND wykorzystują Google Analytics 4 (anonimowa analityka) i Meta Pixel (pomiar skuteczności kampanii). Oba są domyślnie wyłączone — nie zbieramy danych przed wyrażeniem przez Ciebie zgody w bannerze cookies.

Jak zarządzać zgodami:

  • Banner cookies pojawia się przy pierwszej wizycie na stronie publicznej
  • Możesz wyrazić zgodę („Akceptuj”) lub odrzucić („Tylko niezbędne”)
  • W każdej chwili możesz zmienić decyzję — link „Zarządzaj zgodami (cookies)” w stopce strony otwiera banner ponownie
  • Zgody są zapisywane lokalnie w Twojej przeglądarce — nie synchronizują się między urządzeniami

Wewnątrz aplikacji (po zalogowaniu) nie używamy Meta Pixel ani innych narzędzi marketingowych — pacjent nie jest śledzony reklamowo.

Pytania, wnioski, kontakt

Section titled “Pytania, wnioski, kontakt”
SprawaAdres
Pytania ogólne, supportkontakt@synapsa.app
Wnioski RODO (Twoje konto)rodo@synapsa.app
Zgłoszenia naruszeń bezpieczeństwasecurity@synapsa.app
Reklamacjereklamacje@synapsa.app

Niezależnie od kontaktu z Aetion Labs masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych — ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Powiązane dokumenty

Section titled “Powiązane dokumenty”